Klantgesprek Naverwerking

Na een gesprek volgt altijd hetzelfde rijtje. Samenvatting, actiepunten, opvolgmail, en dan de vraag waar je het opslaat. Meestal blijft het bij aantekeningen die je nooit meer opent, en drie weken later weet niemand meer wie wat zou doen.

AI kan die samenvatting maken. Dat is het probleem niet. Het probleem is wat er ondertussen misgaat.

Een gewone samenvatting maakt vier fouten, en alle vier zien ze er goed uit. Ze wijst een taak toe aan wie hem noemde in plaats van aan wie hem aannam. Ze maakt van "we kijken er binnenkort naar" een nette datum. Ze schrijft "besloten" waar alleen gesproken is. En ze verzint een logisch vervolg dat niemand heeft uitgesproken. Je leest het terug, het klinkt kloppend, en je stuurt erop.

Deze skill is daartegenin gebouwd. Achter elk actiepunt en elk besluit staat een letterlijk citaat uit het gesprek. Is er geen citaat, dan is het geen actiepunt. Wat de controle niet haalt verdwijnt niet, maar zakt een niveau: een besluit wordt een voorstel, een toezegging wordt een open vraag. Met de reden erbij.

Dat geldt ook voor de gaten. Zei iemand "binnenkort", dan staat er geen datum. Dat is geen tekortkoming maar het punt: een gat dat je ziet kun je nabellen, een ingevuld gat niet.

Eén controle staat apart, want die redt de meeste trajecten. Is er een concreet vervolgmoment afgesproken, met een datum? Zo niet, dan is dat de eerste regel van je verslag en meteen je eerste taak. Gesprekken zonder afgesproken vervolg lopen dood, en dat merk je pas als het te laat is.

Daarnaast oogst de skill wat het gesprek oplevert buiten deze ene klant om. Het bezwaar dat langskwam en of het landde. De letterlijke woorden waarmee iemand zijn probleem beschrijft, want die zijn bruikbaar op je website. Het pijnpunt achter de vraag. De reactie op je prijs. Een compliment dat je met toestemming mag gebruiken. En een verzoek om iets wat je niet levert, met de datum erbij, want dezelfde vraag van twee klanten is een productsignaal.

En dan het deel dat een losse AI-samenvatting niet kan. Je krijgt een voorstel te zien: per stuk materiaal het doelbestand en de exacte regel die erbij komt. Taken bij je taken, bezwaren bij je bezwaren, klanttaal bij je doelgroep, het verslag in je dagmap. Jij kiest: alles doorvoeren, een deel, of niets. Pas daarna schrijft de skill. Er verandert nooit iets in je brein dat je niet eerst hebt gezien.

Je krijgt er een opvolgmail bij, als concept. Kort, bevestigend, met het voorstel voor het volgende moment erin. Versturen doe jij.

Wat je nodig hebt: een transcript of je eigen aantekeningen. Geen abonnement, geen koppeling, geen opnametool die je nog moet aanschaffen. De verwerking kost een paar minuten in plaats van het driekwartier dat je er normaal aan kwijt bent.

Twee dingen doet de skill met opzet niet. Hij verstuurt niets, ook niet als je het vraagt. En hij raakt je ruwe transcript niet aan: dat blijft staan zoals het is, alles wat gemaakt wordt komt in andere bestanden.