SOP Bouwer

Je legt iets voor de derde keer uit. Aan een freelancer, aan een nieuwe medewerker, of aan jezelf omdat je het een half jaar niet hebt gedaan. Elke keer duurt het twintig minuten en elke keer vergeet je hetzelfde detail.

De reden dat het niet is vastgelegd, is meestal niet luiheid. Het is dat "een SOP schrijven" klinkt als een middag werk waar je geen zin in hebt. Deze skill draait die drempel om: hij vraagt niet om een SOP, hij vraagt wat je doet, van begin tot eind, en schrijft mee.

Eén regel bepaalt of het gelukt is. Als iemand de taak fout uitvoert terwijl hij jouw instructie volgde, dan is de instructie stuk, niet die persoon. Dat is de maatstaf waar de skill op stuurt. Elke plek waar een lezer zou stoppen om iets te vragen, is een gat dat gedicht moet worden.

Het resultaat heeft zeven vaste onderdelen: wat het oplevert, wie de eigenaar is en wanneer je het erbij pakt, wat je nodig hebt en waar dat staat, de stappen, wanneer het af is, en een vragenlijst die begint als lege sectie.

Die laatste is de reden dat het blijft werken. Iemand stelt een vraag over de taak, je beantwoordt hem één keer, en het antwoord komt erbij te staan. De skill kijkt eerst of het er al staat: is dat zo, dan wordt die vraag herschreven in de woorden waarin hij gesteld werd in plaats van er een tweede naast te zetten. Zo blijft de lijst kort genoeg om er iets in terug te vinden.

Per stap wordt aangewezen wie hem uitvoert. Een mens, een tool, of je AI. Dat laatste is precies waar het interessant wordt als je alleen werkt. Delegeren kan niet, want er is niemand. Maar de helft van wat je opschrijft blijkt vaste invoer met vaste uitvoer, en dat is werk waar je digitale brein voor gemaakt is. Staan er drie van die stappen achter elkaar, dan zegt de skill dat: dit deel kan een skill worden.

Daarna volgt de opruiming, in deze volgorde. Kan deze stap weg zonder dat de taak eronder lijdt? Dan gaat hij weg. Kan een tool of AI hem overnemen? Dan wordt hij gemarkeerd. Pas daarna komt delegeren in beeld. Die volgorde is niet willekeurig: iets automatiseren wat je had kunnen schrappen is dubbel werk.

Wat je nodig hebt: niets. Geen tool, geen abonnement, geen account. Een half uur en een taak die je vaker doet.