AI schrijft foutloos Nederlands, maar niet jouw Nederlands, en dus herschrijf je de mail alsnog. Met vier lagen leg je vast wie er schrijft, in welk register en in welke situatie. De fout die de meeste mensen maken: één schrijfstijl aanleren, waarna AI je offerte schrijft als een appje aan een vriend.
Je vraagt AI om een mail aan een klant. Wat je terugkrijgt is foutloos. De spelling klopt, de zinnen lopen, er staat geen enkele fout in.
En toch stuur je hem niet zo.
Je gaat hem herschrijven. Die openingszin eruit, want zo begin jij nooit. Dat woord eruit, want dat zeg jij niet. De afsluiter korter. Twintig minuten later staat er een mail die van jou is, en heb je precies de tijd verloren die je dacht te besparen.
Ik heb dat een half jaar gedaan voordat ik doorhad wat er misging. Het is geen taalprobleem. AI schrijft prima Nederlands. Alleen niet jouw Nederlands, en dat is iets anders.
AI-modellen zijn grotendeels op Engelstalige tekst getraind. Als je in het Nederlands vraagt, vertaalt het model niet alleen de woorden maar ook de toon: de Amerikaanse zakelijke stijl met enthousiaste openers, superlatieven en lange bijzinnen. Grammaticaal klopt het. Cultureel klopt het niet, en dat is precies wat je lezer binnen twee zinnen hoort.
Nederlandse zakelijke taal is korter, directer en een stuk minder uitbundig. Het model weet dat niet, tenzij jij het vertelt.
Voordat je iets oplost, is het handig om te zien waar je op moet letten. Dit zijn de patronen die het vaakst terugkomen in Nederlandse AI-teksten.
Herken je ze eenmaal, dan zie je ze overal. Dat is het punt: je lezer ziet ze ook.
De eerste laag leg je één keer vast, en hij geldt voor alles wat je schrijft.
In dat document staan drie dingen. Wie er schrijft: je rol, je vak, en hoe je je verhoudt tot de lezer. Hoe je iemand aanspreekt: jij of u, voornaam of achternaam, en of je met een groet begint. Welke woorden je nooit gebruikt: je eigen zwarte lijst, en die is persoonlijker dan je denkt.
Bij mij staan er woorden op die ik van AI terugkreeg en waar ik elke keer over struikelde. Ontdek. Transformeer. Cruciaal. Ze zijn niet fout, ze zijn alleen niet van mij. Dat verschil is precies waar het om gaat.
Je stem is één document van ongeveer een half A4. Het lijkt te simpel om te werken. Toch doet het het meeste werk van de vier lagen.
Hier gaat het bij de meeste mensen mis, en het is een begrijpelijke fout.
Je leert AI je schrijfstijl aan. Je geeft een paar voorbeelden van hoe jij schrijft, meestal informele teksten, want die heb je het meest bij de hand. AI leert dat, doet zijn best, en schrijft vanaf dat moment alles zo. Ook je offerte. Ook de mail aan de accountant. Ook de tekst voor je website.
Het omgekeerde gebeurt net zo vaak. Je geeft een keurige zakelijke brief als voorbeeld, en daarna klinkt je appje aan een vaste klant alsof het een aangetekend schrijven is.
Het probleem: je hebt niet één schrijfstijl. Je hebt één stem en meerdere registers. Jij bent dezelfde persoon in een klantmail, in een LinkedIn-post en in een offerte, maar je klinkt in alle drie anders. Korter of langer. Losser of strakker. Meer uitleg of juist geen.
Een schrijfprofiel is de vastlegging van dat register. Eén profiel per soort tekst, en het is dun: een half A4 is genoeg. Er staan vijf dingen in.
Ik heb er zes: klantmail, artikelen, LinkedIn, website, presentaties en teksten voor directie. Ze zijn stuk voor stuk kort. Samen zorgen ze ervoor dat ik nooit hoef uit te leggen hoe een tekst moet klinken, alleen nog waar hij over gaat.
Begin niet met zes. Begin met het soort tekst dat je het vaakst schrijft. Voor de meeste mensen is dat de klantmail.
De derde laag is de enige die je per keer meegeeft, en hij kost je één zin.
Drie dingen: aan wie schrijf je, wat weet die persoon al, en wat moet er gebeuren nadat hij het gelezen heeft. Dat laatste is het belangrijkste en wordt bijna altijd vergeten. Een mail die informeert ziet er anders uit dan een mail die om een beslissing vraagt.
Vergelijk. "Schrijf een mail aan een klant over de vertraging." Tegenover: "Schrijf een mail aan een klant die ik al twee jaar ken, die weet dat de levering deze week zou komen, en die na het lezen moet weten dat het twee weken later wordt zonder dat hij gaat bellen."
Dezelfde AI, dezelfde stem, hetzelfde profiel. De tweede levert een mail die je kunt versturen.
De laatste laag zet je aan het eind. Een aparte controle die over de afgeronde tekst gaat en vier dingen nakijkt: schrijftics die je eruit wilde hebben, feiten die er niet in horen te staan, tegenstrijdigheden, en of de tekst daadwerkelijk antwoord geeft op de vraag die er lag.
Eén regel is daarbij belangrijk: die controle signaleert alleen en herschrijft nooit zelf. Zodra je een controle laat herschrijven, krijg je een tekst die door twee lagen AI is gegaan en klinkt het weer nergens naar. De laatste redactie blijf jij, altijd.
In de praktijk levert die controle een lijstje op van drie tot vijf punten. Twee daarvan pas je aan, de rest laat je staan. Dat kost een minuut en het scheelt de mail die je achteraf liever anders had verstuurd.
Bij elkaar ongeveer anderhalf uur voor de eerste opzet. Daarna is het onderhoud, en dat gebeurt vanzelf: elke keer dat je een tekst herschrijft omdat iets niet klopte, weet je meteen welke regel er in je stem of je profiel bij moet.
Wat het oplevert is niet dat AI je mail schrijft. Dat kon hij al. Wat het oplevert is dat je hem niet meer overtypt.
Zoekt de AI die je gebruikt zich nog steeds suf op wat je bedoelt, dan ligt dat zelden aan de vraag. Dat gevoel van een stagiair die elke dag opnieuw begint verdwijnt pas als je context blijft staan. En wil je zien hoe die vier lagen zich verhouden tot prompten zelf, dan staat dat uitgewerkt in de drie pijlers van prompting 2.0.
Omdat het model de Amerikaanse zakelijke toon meeneemt uit zijn Engelstalige trainingsdata, en die is uitbundiger en formeler dan wat in Nederland gewoon is. Zonder instructie kiest het model die toon als standaard.
Ja, maar niet door voorbeelden te uploaden en te hopen dat hij het patroon eruit haalt. Dat werkt onbetrouwbaar. Het werkt wel als je opschrijft wat er in die voorbeelden gebeurt: hoe je begint, hoe je iemand aanspreekt, welke woorden je vermijdt en wanneer een tekst wat jou betreft af is.
Twee per profiel is genoeg: één tekst die precies goed is en één die eraf is. Het contrast doet het werk. Twintig goede voorbeelden zonder uitleg helpen minder dan twee met uitleg erbij.
Ja, en dat is precies waarom je met profielen werkt in plaats van met één stijl. Dezelfde stem, een ander register per soort tekst. Je begint met het soort tekst dat je het vaakst schrijft en bouwt de rest erbij als je ze nodig hebt.
Nee. Je stem en je profielen zijn gewone tekstbestanden. Elke AI die bestanden kan lezen, kan ermee werken. Dat is ook meteen de reden om het zo te doen: stap je over naar een andere AI, dan verhuist je manier van schrijven gewoon mee.
Het aardige is dat je na een tijdje niet meer merkt dat je het gebruikt. Je vraagt om een mail, je leest hem, je verandert een woord en je verstuurt hem. Pas als je op een andere computer werkt zonder je bestanden, valt op hoeveel er onder die ene zin zat.
Wil je weten welk terugkerend schrijfwerk bij jou het meeste oplevert? Vraag jouw AI-kansenrapport aan op ainimma.com/kansenrapport. Je krijgt tien use cases die passen bij het werk dat jij doet, met een schatting van wat elke case je per week scheelt.
Liever samen opzetten in één dag? Plan een vrijblijvend gesprek via ainimma.com/werk-met-mij.